• מציעים לכל העובדים לחשוב על רעיונות. כל בעל רעיון הופך להיות ראש קבוצה. אפשר מראש להגביל את כמות הרעיונות, או לאסוף כמה שיותר ולהעביר לועדה מסננת וממקדת.

• אופציה נוספת היא להעלות נושא אחד והקבוצות השונות יחשבו על פתרונות שונים.
• ההרשמה תתבצע בדר"כ באקסל פתוח – כך שאנשים יוכלו לראות מי ראש הקבוצה ומה הנושא בקצרה, וכן לראות מי שאר הנרשמים. כדאי להגביל את כמות האנשים בקבוצה, כדי שלא יהיו יותר מידי דעות, ועדיין יישמר הגיוון (מוחות מעורבבים: אנשי פיתוח, עיצוב מוצר, שיווק וכדומה).
• שלב השיווק הפנים אירגוני; לדבר על כך בישיבת ההנהלה, לשלוח חומרים, לתלות טיזרים ועוד.
• חשוב שהמנהלים יהיו שותפים פעילים כדי שהעובדים יקחו חלק פעיל ויהיו זמינים לפעילות.
• ראשי הקבוצות ינסו לגייס את אנשי הצוות לקבוצה שלהם.
• כדאי להוציא מראש לו"ז לאירוע, כך שמי שנרשם יוכל להתפנות לכך מהעבודה השוטפת.

טכנולוגיה – יש מערכת ייעודית להאקתון אבל את רוב הדברים אפשר לעשות גם ללא; לדאוג חדר ישיבות לכל צוות, להביא אנשי IT או טכנולוגים שילוו את הקבוצות ועוד.

לוגיסטיקה – להכין מסמך עבודה הכולל זמנים, ספקים, מי אחראי על מה, וגם לקחת בחשבון בלת"מים. כדאי לשמור על רוח יצירתית, אפשר לגייס אנשים שיעזרו להפיץ את הבשורה ולהפיק את האירוע ברמה ארגונית.

מיתוג – נותנים שם לאירוע, משיקים את השם / הלוגו, לדוגמא; תליית דגלונים, הדבקת חיצים על הרצפה עם הכוונה לחדרי ישיבות ועוד. זה מעורר מחוברות ואף יעורר חשק להשקיע ולהשתתף גם בהאקתון הבא.
לכן, את רוב הדברים עושים פעם אחת וזה מלווה כמה האקתונים קדימה.

כל צוות יקבל אקססוריז כגון; חולצות, מחברות, עטים, מתנה קטנה לכל מי שלקח חלק והשתתף ועוד.

חברות מיתוג מומלצות עם הנחות לקהילה מאי מותג איקון 

מדובר בימי עבודה עמוסים בהם עובדים תהליכים של חשיבה, פיתוח, קבלת החלטות וייצור

אוכל: אפשרות לשלב טעמים של בריאות. למשל; חטיפי אנרגיה, שייקים, פינות שתייה קרה וקפה, תמרים, אגוזים ועוד

הפוגת בריאות  – שייקים עם הנחה לקהילה ריבר

ארוחת צהריים, כדי שלא יבזבזו זמן על הפסקות אוכל, בדר"כ אוכלים בחדרי העבודה/ חדרי הישיבות. לזכור להזמין גם עבור הטבעונים, צמחונים, רגישים לגלוטן, לחלב ועוד.

העשרה: במהלך היום הפוגות למדיטציה, לסשן מתיחות עם גומיות, הדרכה ללמוד לעשות פיץ’ של 3-5 דקות, מסאג’ים בישיבה וכדומה.

הפוגת ספורט עם הנחה לקהילה MOVE
הרצאת ניהול זמן עם הנחה לקהילה נילי רותם
הרצאת פיצ' – סטוריטלינג – חדר כושר טכנולוגי ליונל מיטלפונקט

הצגת התוצרים: בתוכנה ספציפית, בוידאו, במצגת, מוקאפ ויזואלי (ואז צריך להתארגן עם צבעים, דבק, קרטונים וכו’).

הפנינג: אפשר לשלב קוקטיילים, הרמת כוסית, סדנת אלכוהול או ארוחת ערב מפנקת.

בחירת הזוכים: על ידי אנשי מקצוע, סמנכ"לים בשיתוף עם עובדי חברה, עוברים בין החדרים, רואים את התוצרים ומתכנסים להתייעצות.
אפשר לשלב גם שופטים חיצוניים- למשל חברות הייעוץ או השיווק החיצוני; מאפשר מחוברות לארגון ולכן לעיתים ללא תשלום.

פרסים:
1. כל הזוכים מקבלים מתנה – כמות המתנות כמספר חברי הצוות.

2. חוויה משותפת – יום טיול, רייזרים, ארוחת שף וכדומה.

3. תקציב מסוים מועבר לתרומה – פחות נהוג בארץ אבל הזדמנות לחבר ל 7.10, ליום המעשים הטובים, ליום האישה וכדומה.

הבאז שאחרי: פרסום תמונות, סירטון, קיר עם תוצרים או חדר תוצרים – משהו שנשאר קדימה ועושה בילדאפ לפעם הבאה.

פירגון והוקרה עם הנחה לקהילה DEEDZ